+ 7 (482) 253-60-86 170027 г.Тверь, ул. Бригадная, д.55, строение 1. М10, М11
Оптовая продажа товаров для животных

Регламент Бизнес процессов

  

Оглавление

  1. Общие положения…………………………………………………………………………………………………. 4
  2. Создание регламента бизнес-процесса………………………………………………………………… 4

2.1.       Исполнители процесса………………………………………………………………………………………… 6

2.2.       Информация и документы в процессе…………………………………………………………………. 6

  1. Сформировать рабочую группу……………………………………………………………………………… 7

3.1.       Запросить информацию об участвующих подразделениях…………………………………. 9

3.2.       Предоставить информацию об участвующих подразделениях……………………………. 9

3.3.       Запросить ресурсы для формирования рабочей группы……………………………………… 9

3.4.       Выделить ресурсы……………………………………………………………………………………………….. 10

  1. Собрать информацию о регламентируемом процессе………………………………………….. 10

4.1.       Запросить интервью……………………………………………………………………………………………. 13

4.2.       Подтвердить интервью………………………………………………………………………………………… 13

4.3.       Провести интервью……………………………………………………………………………………………. 13

4.4.       Провести анализ информации по процессу………………………………………………………. 14

4.5.       Запросить информацию…………………………………………………………………………………….. 14

4.6.       Предоставить информацию………………………………………………………………………………. 15

  1. Провести моделирование……………………………………………………………………………………. 15

5.1.       Провести моделирование цепочки процесса…………………………………………………….. 17

5.2.       Провести моделирование исполнителей……………………………………………………………. 17

5.3.       Провести моделирование информационных потоков……………………………………….. 17

5.4.       Провести моделирование материальных потоков…………………………………………….. 17

5.5.       Провести моделирование финансовых потоков……………………………………………….. 18

5.6.       Провести моделирование ограничений для исполнителей……………………………….. 18

5.7.       Провести моделирование управления процессом…………………………………………….. 18

5.8.       Провести анализ полноты моделей…………………………………………………………………… 18

  1. Обсудить модель регламентируемого процесса………………………………………………….. 19

6.1.       Разместить модель на локальном ресурсе………………………………………………………… 21

6.2.       Обсудить модель на локальном ресурсе……………………………………………………………. 21

6.3.       Провести анализ протокола согласования моделей…………………………………………. 22

6.4.       Запросить сбор рабочей группы………………………………………………………………………… 22

6.5.       Подтвердить участие…………………………………………………………………………………………. 23

6.6.       Обсудить модель в рабочей группе……………………………………………………………………. 23

6.7.       Подготовить протокол согласования моделей………………………………………………….. 23

6.8.       Подтвердить протокол согласования моделей…………………………………………………. 23

  1. Подготовить регламент……………………………………………………………………………………….. 24

7.1.       Подготовить проект регламента………………………………………………………………………… 26

7.2.       Проверить проект регламента…………………………………………………………………………… 26

7.3.       Разместить регламент на локальном ресурсе…………………………………………………… 26

7.4.       Обсудить регламент на локальном ресурсе………………………………………………………. 26

7.5.       Провести анализ протокола согласования регламента…………………………………….. 27

7.6.       Сформировать информацию для подготовки приказа………………………………………. 27

  1. Решение спорных вопросов при проектировании процесса……………………………….. 28
  2. Управление процессами создания регламентов…………………………………………………. 28

9.1.       Планирование проведения работ по регламентации…………………………………………. 28

9.2.       Обеспечение ресурсами работы по регламентации……………………………………………. 29

9.3.       Контроль выполнения работ по регламентации…………………………………………………. 29

9.4.       Улучшение выполнения работ по регламентации………………………………………………. 29

  1. Приложения…………………………………………………………………………………………………………… 30

10.1.          Приложение 1. Нотация к моделям…………………………………………………………………. 30

1.   Общие положения

Настоящий регламент регулирует выполнение процесса создания регламента бизнес-процесса по всем подразделениям и юридическим лицам ГРУППЫ КОМПАНИЙ PUSSYCAT TM.

Для процесса и подпроцессов определено:

  • Сотрудник, ответственный за выполнение процесса, наделенный соответствующими правами и полномочиями;
  • Границы процесса;
  • Последовательность действий (функции);
  • Результат выполнения процесса.

Для функций процесса определено:

  • Исполнитель функции;
  • Ограничение выполнения функции, включая временной интервал, отведенный на выполнение функции с момента начала, указанного в настоящем регламенте;
  • Начало выполнения функции;
  • Последовательность действий;
  • Результат выполнения функции.

Для управления процессом (управления работами по регламентации) определено:

  • Планирование проведения работ по регламентаци;
  • Обеспечение ресурсами работы по регламентации;
  • Контроль выполнения работ по регламентации;
  • Улучшения проведения работ по регламентации.

2.   Создание регламента бизнес-процесса

Процесс создания регламента бизнес-процесса представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов более низкого уровня, каждый из которых подробно описан в настоящем регламенте:

  • Сформировать рабочую группу;
  • Собрать информацию о процессе;
  • Провести моделирование;
  • Обсудить модель процесса;
  • Подготовить регламент;
  • Решение спорных вопросов при проектировании процесса.

При выполнении процесса происходит сбор и согласование информации об одном из процессов Группы, выбранном в качестве цели для регламентации (регламентируемый процесс). Результат процесса — разработанный регламент и согласованные модели процессов. Регламент передается для согласования и утверждения Генеральному директору. Модели процессов используются для последующего формирования базы знаний Группы.

Общая схема подпроцесса показана на рисунке 1.

 

2.1.        Исполнители процесса

Каждую функцию в процессах пятого уровня выполняют исполнители с определенной ролью.

Роли, относящиеся к процессу создания регламента бизнес- процесса:

  • Дизайнер процесса — сотрудник департамента развития бизнеса, выполняющий работу по регламентации процесса.
  • Владелец процесса — линейный руководитель или руководитель направления, отвечающий за выполнение процесса.
  • Владелец ресурсов — линейный руководитель сотрудников, участвующих в процессе подлежащем регламентации.
  • Участник рабочей группы — сотрудник подразделения, выделенный владельцем ресурсов в рабочую группу по регламентации целевого процесса, в котором  задействован выделяемый сотрудник.
  • Контролер регламента — сотрудник департамента развития бизнеса, выполняющий работу по контролю полноты моделей и создаваемых регламентов.

2.2.        Информация и документы в процессе

Информационные потоки в процессе создания регламента бизнес-процесса представлены движением следующих документов и информации:

  • План работ по регламентации;
  • Запрос о подразделениях участниках;
  • Информация о подразделениях участниках;
  • Запрос на выделение ресурсов (сотрудников);
  • Информация о выделенных сотрудниках;
  • Запрос на интервью;
  • Подтверждение интервью;
  • Запрос на информацию по процессу;
  • Информация по процессу;
  • Модель процесса;
  • Нотация по моделям;
  • Открытые вопросы;
  • Протокол согласования моделей процесса;
  • Протокол согласования регламента процесса;
  • Запрос на сбор рабочей группы;
  • Решения по процессу;
  • Шаблон регламента;
  • Регламент процесса;
  • Перечень замечаний;
  • Перечень согласующих сотрудников.

 

3.   Сформировать рабочую группу

Процесс формирования рабочей группы – часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность дизайнер процесса.

Процесс представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих  функций:

  • Запросить информацию об участвующих подразделениях;
  • Предоставить информацию об участвующих подразделениях;
  • Запросить ресурсы для формирования рабочей группы;
  • Выделить ресурсы.

Начало выполнения процесса происходит в случаях:

  • В соответствии с планом выполнения работ по регламентации бизнес- процессов.
  • Если при выполнении процесса сбора информации о процессе выявлены новые участники.

При выполнении процесса происходит сбор информации о подразделениях и сотрудниках, участвующих в регламентируемом процессе. В результате выполнения процесса  происходит формирование рабочей группы. Информация о сформированной рабочей группе  передается в процесс сбора информации о регламентируемом процессе.

После завершения процесса формирования рабочей группы начинает выполняться процесс сбора информации о регламентируемом процессе.

Общая схема процесса формирования рабочей группы показана на рисунке 2.

3.1.        Запросить информацию об участвующих подразделениях

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается в соответствии с планом выполнения работ по регламентации бизнес-процессов.

При выполнении функции, исполнитель отправляет владельцу процесса запрос информации о  подразделениях, сотрудники которого задействованы в регламентируемом процессе. Запрос отправляется  в виде письма по электронной почте.

3.2.        Предоставить информацию об участвующих подразделениях

Функцию выполняет владелец процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения от дизайнера процесса запроса на предоставление информации о подразделениях, участвующих в регламентируемом процессе.

При выполнении функции исполнитель готовит перечень подразделений и  пересылает информацию дизайнеру процесса. Информация отправляется в виде письма по электронной почте.

3.3.        Запросить ресурсы для формирования рабочей группы

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается:

  • После получения информации о подразделениях, участвующих в регламентируемом процессе от владельца процесса.
  • Если при выполнении процесса сбора информации о регламентируемом процессе возникает ситуация, когда выявлены новые участники.

При выполнении функции, исполнитель обрабатывает:

  • Информацию о подразделениях-участниках, полученную от владельца процесса.
  • Информацию по процессу, в случае если ранее такая информация собиралась в процессе сбора информации.

По результатам обработки информации, исполнитель получает перечень сотрудников — владельцев ресурсов. Исполнитель создает запрос на выделение ресурсов (сотрудников). Запрос отправляется в виде  письма по электронной почте.

В запросе, помимо сотрудников, запрашивается информация о регулярных собраниях, в которых могут быть задействованы выделяемые сотрудники, для последующего планирования проведения интервью или собраний рабочих групп.

 

3.4.        Выделить ресурсы

Функцию выполняет владелец ресурсов.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения от дизайнера процесса запроса на выделение ресурсов (сотрудников).

Исполнитель анализирует, каких сотрудников он готов выделить для включения в рабочую группу  по регламентации целевого процесса.  При выделении сотрудников владелец ресурсов указывает:

  • Сотрудников, которые будут участвовать в создании регламента, в качестве поставщиков информации для дизайнера процесса;
  • Сотрудников, обладающие полномочиями согласования моделей и текста регламента.

Владелец ресурсов может указать себя в качестве сотрудника, обладающего полномочиями на согласование моделей и текста регламента, но может указать другого сотрудника от своего подразделения.

Владелец ресурсов предоставляет информацию:

  • О регулярных собраниях, в которых могут быть задействованы выделяемые сотрудники:
  • О датах командировок выделяемых сотрудников.

Эта информация используется дизайнером процесса для последующего планирования времени проведения интервью или собраний рабочих групп.

Если участник рабочей группы планирует пойти в отпуск и отпуск сотрудника пересекается со временем работы над созданием регламента, то владелец ресурса обязан уведомить об этом дизайнера процесса и сообщить имя сотрудника, который заменит сотрудника, уходящего в отпуск.

Далее владелец ресурсов высылает дизайнеру процесса информацию  о выделяемых сотрудниках. Информация отправляется в виде письма по электронной почте.

4.   Собрать информацию о регламентируемом процессе

Процесс сбора информации о регламентируемом процессе — часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность дизайнер процесса.

Процесс представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих  функций:

  • Запросить интервью;
  • Подтвердить интервью;
  • Провести интервью;
  • Провести анализ информации по процессу;
  • Запросить информацию;
  • Предоставить информацию.

Начало выполнения процесса происходит в случаях:

  • После выполнения процесса формирования рабочей группы, когда рабочая группа сформирована;
  • Если при выполнении процесса проведения моделирования требуется дополнительная информация;
  • Если при выполнении процесса обсуждения модели регламентируемого процесса требуется дополнительная информация.

При выполнении процесса происходит сбор и уточнение информации о регламентируемом процессе. В результате выполнения процесса у дизайнера процесса консолидируется вся информация, которая требуется для построения схематичной модели процесса. Эта информация передается в процесс проведения моделирования.

Если при выполнении процесса сбора информации о регламентируемом процессе удается собрать достаточную информацию для построения модели регламентируемого процесса, то начинает выполняться процесс проведения моделирования.

В случае, когда при сборе информации дизайнер процесса обнаруживает появление новых участников, ранее не указанных владельцем процесса, то он начинает выполнять процесс формирования рабочей группы для включения в работу новых выявленных участников.

Общая схема процесса сбора информации о регламентируемом процессе показана на рисунке 3.

4.1.        Запросить интервью

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после выполнения  одного из условий/событий:

  • После формирования рабочей группы;
  • Если при выполнении процесса проведения моделирования требуется дополнительная информация по регламентируемому процессу;
  • Если при обсуждении модели процесса требуется дополнительная информация по регламентируемому процессу.

При выполнении функции исполнитель анализирует:

  • Перечень сотрудников, полученный при формировании рабочей группы.
  • Открытые вопросы, возникшие при моделировании процесса.
  • Протокол согласования моделей, созданный при обсуждении моделей процесса.

В результате анализа исполнитель определяет сотрудника, с которым требуется провести интервью, и отправляет выбранному  сотруднику запрос на интервью в виде письма по электронной почте.

В запросе исполнитель должен указать продолжительность планируемого интервью (но не более 1 часа) и предложить четыре варианта времени проведения интервью, по два варианта в первой и второй половине дня.

4.2.        Подтвердить интервью

Функцию выполняет участник рабочей группы.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения от дизайнера процесса запроса на проведение интервью.

При выполнении функции исполнитель выбирает один из предложенных вариантов времени и отправляет дизайнеру процесса подтверждение интервью. Подтверждение интервью отправляется в виде письма по электронной почте.

4.3.        Провести интервью

Функцию выполняет дизайнер процесса. Участник рабочей группы способствует выполнению функции.

Ограничение выполнения функции в соответствии с согласованной продолжительностью интервью, но не более 1 часа.

Выполнение функции начинается в соответствии с выбранным временем проведения интервью.

При выполнении функции исполнители формируют информацию по регламентируемому процессу. Информация должна обладать такой глубиной детализации, при которой выполнение одной функции лежит не более чем на одном исполнителе, за исключением случаев коллективной работы (например, обсуждения в рабочих группах). Это необходимо для четкого разграничения ответственности.

При проведении интервью происходит обсуждение вопросов:

  • Общее видение всей цепочки процесса;
  • Информация по функциям интервьюируемого сотрудника:
    • В каких случаях начинает выполняться функция;
    • Что происходит при выполнении функции;
    • Что используется при выполнении функции;
    • Результат выполнения функции;
    • Ограничения выполнения функции.
  • Решение спорных вопросов по ходу выполнения процесса;
  • Управление процессом.

По результатам выполнения функции дизайнер процесса фиксирует информацию по регламентируемому процессу в свободной форме.

4.4.        Провести анализ информации по процессу

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается:

  • После проведения интервью;
  • После получения запрошенной информации в виде различных документов.

При выполнении функции исполнитель анализирует собранную информацию и решает, какие действия будут проводиться далее:

  • Если после проведения интервью требуется получить от интервьюируемого сотрудника дополнительную информацию (например, в документальном виде), то эта информация запрашивается. Этот пункт приоритетней, чем следующий пункт, т.е. если одновременно требуется получить информацию от интервьюируемого сотрудника и провести с ним дополнительное интервью, то сначала нужно получить документы (информацию) о которой договорились на прошлом интервью, а потом переходить к дополнительному интервью.
  • Если требуется дополнительное интервью с сотрудником, с которым уже проводилось интервью, или новое интервью с другим сотрудником, включенным в рабочую группу, то запрашивается интервью.
  • Если обнаружены подразделения, которые участвуют в процессе, и сотрудники этих подразделений не были включены в рабочую группу, то выполняется процесс формирования рабочей группы.
  • Если были проведены все необходимые интервью и собрана вся требуемая информация, то начинает выполняться процесс проведения моделирования.

4.5.        Запросить информацию

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается в случае, когда требуется получить информацию в виде документов.

При выполнении функции исполнитель отправляет запрос на предоставление информации участнику рабочей группы. Запрос отправляется в виде письма по электронной почте. В запросе должно быть указано, для каких целей эта запрашивается информация, какие пробелы в создаваемом регламенте эта информация будет закрывать.

 

4.6.        Предоставить информацию

Функцию выполняет участник рабочей группы.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения от дизайнера процесса запроса на предоставления информации.

При выполнении функции исполнитель находит требуемую информацию и пересылает ее дизайнеру процесса по электронной почте.

5.   Провести моделирование

Процесс проведения моделирования — часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность дизайнер процесса.

Процесс представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих  функций:

  • Провести моделирование цепочки процесса и подпроцессов;
  • Провести моделирование исполнителей;
  • Провести моделирование информационных потоков;
  • Провести моделирование материальных потоков;
  • Провести моделирование финансовых потоков;
  • Провести моделирование ограничений для исполнителей;
  • Провести моделирование управления процессом;
  • Провести анализ полноты моделей.

Начало выполнения процесса происходит в случаях:

  • После выполнения процесса сбора информации о регламентируемом процессе, когда информации достаточно для моделирования;
  • Если при выполнении процесса обсуждения модели регламентируемого процесса возникает необходимость доработки модели.
  • При принятии решения по принципиальным спорным вопросам, которые воникли при обсуждении моделей процессов.

При выполнении процесса происходит создание и анализ графических моделей на основе собранной информации о процессе. Результат выполнения процессов – модели процесса.

Сотрудники, ответственные за создание моделей, при анализе собранной информации о процессе и проектировании должны руководствоваться принципами рациональности процесса.

Если при выполнении процесса модели проверены и признаны готовыми и не требующими доработки, то начинается процесс обсуждения моделей.

Если для уточнения моделей недостаточно собранной информации, то начинает выполняться процесс сбора информации о регламентируемом процессе.

Общая схема процесса проведения моделирования показана на рисунке 4.

5.1.        Провести моделирование цепочки процесса

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается:

  • После сбора необходимой информации по регламентируемому процессу;
  • Если при обсуждении модели требуется доработать модель;
  • После того, как были достигнуты решения по спорным вопросам, связанные с видением проектируемого процесса.

При выполнении функции исполнитель строит графическую модель цепочек процесса:

  • Связи процесса с подпроцессами и подпроцессов между собой;
  • Связи между функциями процессов;
  • Ветвления в процессе и подпроцессах.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

5.2.        Провести моделирование исполнителей

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования цепочек процесса.

При выполнении функции исполнитель дополняет графическую модель исполнителями и связями исполнителей с выполняемыми ими функциями.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

5.3.        Провести моделирование информационных потоков

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования исполнителей.

При выполнении функции исполнитель дополняет графическую модель информацией и документами процесса и связями информации и документов с функциями процессов. Показывая, таким образом, входы и выходы каждой функции.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

5.4.        Провести моделирование материальных потоков

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования информационных потоков, в случае, если в процессе имеют место материальные потоки.

При выполнении функции исполнитель дополняет графическую модель материалами процесса и связями материалов с функциями процессов. Показывая, таким образом, входы и выходы каждой функции.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

В случае если моделирование материальных потоков не требуется, то выполняется функция Моделирование финансовых потоков.

5.5.        Провести моделирование финансовых потоков

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования материальных потоков в случае, если в процессе имеют место материальные потоки.

При выполнении функции исполнитель дополняет графическую модель объектами-сущностями финансового потока процесса и связями сущностей материального потока с функциями процессов. Показывая, таким образом, входы и выходы каждой функции.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

В случае если моделирование финансовых потоков не требуется, то выполняется функция Моделирование ограничений для исполнителей.

5.6.        Провести моделирование ограничений для исполнителей

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования финансовых потоков.

При выполнении функции исполнитель дополняет графическую модель текстовым описанием ограничений функции (например, по времени выполнения). Текстовое описание может быть помещено в поле Discription каждой функции.

Моделирование и хранение моделей осуществляется в среде ARIS.

5.7.        Провести моделирование управления процессом

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после моделирования ограничений для исполнителей.

При выполнении функции исполнитель фиксирует способы осуществления управления процессом:

  • Планирование процесса;
  • Обеспечение ресурсами;
  • Контроль выполнения процесса;
  • Улучшение процесса.

5.8.        Провести анализ полноты моделей

Функцию выполняет контролер регламентов.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается после завершения работ по разработке моделей.

При выполнении функции, исполнитель анализирует модели на полноту отраженной в них информации и степени аттрактивности.

6.   Обсудить модель регламентируемого процесса

Процесс обсуждения модели — часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность дизайнер процесса.

Процесс представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих  функций:

  • Разместить модель на локальном ресурсе;
  • Обсудить модель на локальном ресурсе;
  • Провести анализ протокола согласования моделей;
  • Запросить сбор рабочей группы;
  • Подтвердить участие;
  • Обсудить модель в рабочей группе;
  • Подготовить протокол согласования моделей;
  • Подтвердить протокол согласования моделей.

Начало выполнения процесса происходит после того, как модели процесса будут содержать полную информацию.

При выполнении процесса происходит согласование моделей.

Если при выполнении процесса требуется изменить модель и вся необходимая информация есть у дизайнера процесса, то начинает выполняться процесс проведения моделирования.

Если при выполнении процесса требуется изменить или дополнить модель процесса и собранной информации недостаточно, то начинает выполняться процесс сбора информации о регламентируемом процессе.

Если при обсуждении моделей в рабочей группе возникли принципиальные противоречия в видении проектируемого процесса, то начинает выполняться процесс решения спорных вопросов при проектировании процесса.

Если модели процесса согласованы, то начинает выполняться процесс подготовки регламента.

Общая схема процесса обсуждения модели показана на рисунке 5.

6.1.        Разместить модель на локальном ресурсе

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после заключения контролера регламентов о том, что модели содержат полную информацию.

При выполнении функции исполнитель:

  • Выгружает графические модели процесса из среды ARIS в формате PDF.
  • Создает папку на локальном ресурсе и называет в соответствии с названием регламентируемого процесса.
  • Создает протокол согласования моделей и заносит туда фамилии участников рабочей группы. В протоколе согласования моделей должны быть включены представители всех подразделений, участвующих в регламентируемом процессе.
  • Размещает файлы моделей, файл с нотацией к моделям и протокол согласования моделей на локальном ресурсе.
  • Присылает участникам рабочей группы приглашение на обсуждения моделей.

Адрес локального ресурса: Скрыто для данной публикации

6.2.        Обсудить модель на локальном ресурсе

Функцию выполняют участники рабочей группы, указанные владельцем ресурса, как имеющие полномочия на согласование моделей. Дизайнер процесса способствует выполнению функции.

Ограничение выполнения функции: не более 16 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения приглашения на обсуждение моделей.

При выполнении функции, исполнители заходят на локальный ресурс, указанный в приглашении, и изучают модели процессов. Для понимания графической схемы можно использовать нотацию по моделям.

После изучения исполнители могут утвердить модели, указав в поле Резолюция в протоколе согласования моделей в строке напротив своей фамилии признак Согласовано.

В случае если исполнитель не готов утвердить модели, то он указывает признак Не согласовано и в поле Комментарий, аргументирует причину отказа в согласовании. Участник рабочей группы может уточнить различные вопросы, связанные с моделью. Все вопросы и пожелания также заносятся в поле Комментарий напротив фамилии участника рабочей группы.

Дизайнер процесса проверяет ход обсуждения и отвечает на комментарии участников рабочей группы. Свой ответ записывает под соответствующим комментарием в той же строке таблицы протокола согласования моделей.

Участники рабочей группы могут менять свои резолюции в зависимости от ответов дизайнера процессов и по другим причинам.

Обсуждение моделей процесса заканчивается через 16 рабочих часов с момента рассылки приглашений или по причине утверждающей резолюции от всех участников рабочей группы, внесенных в протокол согласования моделей. Если через 16 часов, кто-либо из участников не указал в резолюции какой-либо из признаков (Согласовано или Не согласовано), то по умолчанию считается, что участник согласовал модель.

 

6.3.        Провести анализ протокола согласования моделей

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после завершения обсуждения моделей регламентируемого процесса, которое проходило либо на локальном ресурсе, либо на собрании рабочей группы.

При выполнении функции исполнитель анализирует резолюции и комментарии участников рабочей группы в протоколе согласования моделей и принимает решения о дальнейших действиях.

Если возникли противоречия между участниками рабочей группы или требуется более детально обсудить модели, то исполнитель инициирует сбор рабочей группы.

Если возникла потребность во внесении в модель процесса изменений, то начинает выполняться процесс проведения моделирования.

Если обнаружены пробелы в процессе и недостаточно информации их восполнить, то начинает выполняться процесс сбора информации.

Если при обсуждении моделей в рабочей группе возникли принципиальные противоречия в видении проектируемого процесса, то начинает выполняться процесс решения спорных вопросов при проектировании процесса. В этот процесс передаются протоколы согласования моделей.

Если модель процесса удалось согласовать, то начинается выполнение процесса подготовки регламента.

6.4.        Запросить сбор рабочей группы

Функцию выполняет дизайнер процесса.  Участник рабочей группы способствует выполнению функции.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается в случае, если требуется более детальное обсуждение моделей процесса или в случае возникновения противоречий в видении процесса между участниками рабочей группы.

При выполнении функции, исполнитель уточняет у участников рабочей группы день, когда участник рабочей группы будет в офисе (по телефону или электронной почте), и высылает запрос на сбор группы в виде письма по электронной почте.

В запросе исполнитель должен указать продолжительность планируемого собрания (но не более 1 часа), время и место проведения собрания.

Время собрания не должно пересекаться с:

  • Командировкой участника рабочей группы;
  • Выполнением срочного распоряжения Генерального директора;
  • Собранием директората;
  • Другими регулярными собраниями (о чем сообщается предварительно, при формировании рабочей группы).

Участие в собрании рабочей группы приоритетнее текущих задач, кроме случаев, перечисленных в предыдущем абзаце.

Если участник агрументирует свой отказ в участии в собрании рабочей группы наличием срочного распоряжения от Генерального директора, то он обязан предоставить дизайнеру процесса письмо с подтверждением такого распоряжения (например, пересылкой письма-распоряжения).

 

6.5.        Подтвердить участие

Функцию выполняет каждый участник рабочей группы.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения запроса на сбор рабочей группы от дизайнера процесса.

Исполнитель функции отправляет подтверждение своего участия в собрании рабочей группы. Участие в собрании рабочей группы обязательно и приоритетнее текущих задач, за исключением случаев:

  • Командировка участника рабочей группы;
  • Выполнение срочного распоряжения Генерального директора;
  • Собрание директората;
  • Другие регулярные собрания (о чем сообщается предварительно, при формировании рабочей группы).

6.6.        Обсудить модель в рабочей группе

Функцию выполняют участники рабочей группы. Дизайнер процесса способствует выполнению функции.

Ограничение выполнения функции в соответствии с согласованной продолжительностью интервью, но не более 1 часа.

Выполнение функции начинается в соответствии с подтвержденным участниками временем проведения собрания.

При выполнении функции, участники рабочей группы обсуждают модель процесса, высказывают свои замечания и предложения. Дизайнер процесса руководит собранием, дает комментарии и фиксирует комментарии, замечания и решения участников рабочей группы.

6.7.        Подготовить протокол согласования моделей

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после проведения собрания рабочей группы.

При выполнении функции, исполнитель заносит решения по моделям процесса в протокол согласования моделей и рассылает его для подтверждения участникам рабочей группы по электронной почте.

6.8.        Подтвердить протокол согласования моделей

Функцию выполняет каждый участник рабочей группы.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после получения от дизайнера процессов протокола согласования моделей.

При выполнении функции исполнители подтверждают протокол согласования моделей.

Если при выполнении функции участники не хотят подтверждать протокол согласования моделей, то они указывают причины и все спорные вопросы с комментариями участников выносятся на арбитраж Генеральному директору.

7.   Подготовить регламент

Процесс подготовки регламента — часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность дизайнер процесса.

Процесс представляет собой последовательность взаимосвязанных и взаимодействующих  функций:

  • Подготовить проект регламента;
  • Проверить проект регламента;
  • Разместить регламент на локальном ресурсе;
  • Обсудить регламент на локальном ресурсе;
  • Провести анализ протокола согласования регламента;
  • Подготовить информацию для изготовления приказа.

При выполнении процесса готовится проект регламента, который передается для подготовки приказа по утверждению регламента.

После выполнения процесса подготовки приказа начинается выполняться процесс утверждения документов (см. Регламент процесса утверждения документов).

Общая схема процесса подготовки регламента показана на рисунке 6.

7.1.        Подготовить проект регламента

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции в соответствии с планом регламентации процессов.

Выполнение функции начинается:

  • После согласования моделей процессов;
  • После решения контролера регламентов доработать регламент.

При выполнении функции исполнитель готовит проект регламента в соответствии с шаблоном регламента на основании согласованных моделей процессов. Если было решение контролера регламентов доработать существующий регламент, то дизайнер процесса дорабатывает регламент в соответствии с замечаниями от контролера регламентов.

8.2.        Проверить проект регламента

Функцию выполняет контролер регламентов.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после подготовки проекта регламента.

При выполнении функции исполнитель анализирует регламент на соответствие шаблону регламента и на способ подачи информации.

Если регламент требует доработки, то исполнитель пересылает регламент дизайнеру процесса с перечнем замечаний по электронной почте.

8.3.        Разместить регламент на локальном ресурсе

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после заключения контролера регламентов о том, что регламент написан корректно.

При выполнении функции, исполнитель:

  • Создает файл с текстом регламента в формате PDF.
  • Создает протокол согласования регламента в формате MS WORD и заносит туда фамилии участников рабочей группы. В протоколе согласования должны быть включены представители всех подразделений, участвующих в регламентируемом процессе.
  • Размещает регламент в формате PDF и протокол согласования регламента на локальном ресурсе в папку процесса.
  • Отправляет участникам рабочей группы приглашение на согласование регламента.

Адрес локального ресурса: Скрыто для данной публикации

8.4.        Обсудить регламент на локальном ресурсе

Функцию выполняют участники рабочей группы. Дизайнер процесса способствует выполнению функции.

Ограничение выполнения функции: не более 16 рабочих часов, но с добавлением времени на обсуждение, если участник рабочей группы находится в командировке.

Выполнение функции начинается после получения приглашения на согласование регламента.

При выполнении функции, исполнители заходят на локальный ресурс, указанный в приглашении и изучают проект регламента.

После изучения, исполнители могут утвердить модели, указав в поле Резолюция в протоколе согласования регламента, в строке напротив своей фамил ии признак Согласовано.

В случае если исполнитель не готов утвердить регламент, то он указывает признак Не согласовано и в поле Комментарий, аргументирует причину отказа в согласовании. Участник рабочей группы может уточнить различные вопросы, связанные с текстом регламента. Все вопросы и пожелания также заносятся в поле Комментарий напротив фамилии участника рабочей группы.

Дизайнер процесса проверяет ход обсуждения и отвечает на комментарии участников рабочей группы. Свой ответ записывает под соответствующим комментарием в той же строке таблицы протокола согласования регламента.

Участники рабочей группы могут менять свои резолюции в зависимости от ответов дизайнера процессов и по другим причинам.

Согласование регламента заканчивается через 16 рабочих часов с момента рассылки приглашений или по причине утверждающей резолюции от всех участников рабочей группы, внесенных в протокол согласования регламента. Если через 16 часов, кто-либо из участников не указал в резолюции какой-либо из признаков (Согласовано или Не согласовано), то по умолчанию считается, что участник согласовал регламент процесса, за исключением случаев, когда участник рабочей группы находится в командировке (см. Ограничение выполнения функции).

8.5.        Провести анализ протокола согласования регламента

Функцию выполняет дизайнер процесса.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после завершения согласования регламента процесса.

При выполнении функции исполнитель анализирует резолюции и комментарии участников рабочей группы в протоколе согласования регламента и принимает решения о дальнейших действиях.

Если возникли претензии к тексту регламента, то регламент отправляется на доработку.

Если регламент удалось согласовать, то начинается формирование необходимой информации для подготовки приказа.

8.6.        Сформировать информацию для подготовки приказа

Функцию выполняет контролер регламентов.

Ограничение выполнения функции: не более 8 рабочих часов.

Выполнение функции начинается после того, как текст регламента согласован в рабочей группе.

При выполнении функции, исполнитель готовит информацию для изготовления приказа:

  • Дата ввода регламента в действие;
  • Перечень подразделений Группы, на которые будет распостраняться приказ;
  • Сотрудник, осуществляющий контроль над выполнением приказа;
  • Титульный лист регламента:
    • Дата ввода регламента в действие;
    • Сотрудник, подготовивший регламент;
    • ФИО Генерального директора.

Исполнитель функции передает регламент процесса, информацию для изготовления приказа и протоколы согласования моделей и регламента в Департамент офисного обеспечения и обслуживания для подготовки и утверждения приказа.

9.   Решение спорных вопросов при проектировании процесса      Автор:  Ильинский Константин Сергеевич

Процесс решения спорных вопросов, при проектировании процесса — часть процесса создания регламента бизнес-процесса.

За выполнение процесса несет ответственность руководитель направления внедрения процессов и стандартизации.

Процесс выполняется в случае, если при обсуждении моделей возникли принципиальные разногласия между участниками рабочей группы. При решении спорных вопросов проводится обсуждение внутри департамента развития бизнеса и принимается решение о вынесении спорных вопросов на арбитраж  Генеральному директору Группы. На рассмотрение Генеральному директору выносится перечень спорных вопросов и история их обсуждения в виде документа Протокол согласования моделей.

Генеральный директор выбирает или утверждает свой вариант решения по спорным вопросам и участникам рабочей группы о своем решении по электронной почте.

10.   Управление процессами создания регламентов

Управление процессами создания регламентов бизнес-процессов ГРУППЫ НУТРИТЕК осуществляет департамент развития бизнеса, руководитель направления внедрения процессов и стандартизации.

В рамках управления процессом по регламентации осуществляется:

  • Планирование процесса;
  • Обеспечение ресурсами;
  • Контроль выполнения процесса;
  • Улучшение процесса.

10.1.        Планирование проведения работ по регламентации

Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации поддерживает в актуальном состоянии план работ по регламентации процессов.

В план работ по регламентации процессов включаются задачи, по инициативе:

  • Генерального директора;
  • Руководителя департамента развития бизнеса.

Задачи по регламентации процессов включаются в общий план работ в соответствии с их приоритетом. Приоритет назначает инициирующая сторона.

После включения задач в план работ, владелец процесса передает измененный план работ руководителю департамента развития бизнеса для последующего утверждения Генеральным директором.. План работ должен быть утвержден Генеральным директором.

Перед началом работ по регламентации процесса, в соответствии с планом работ по регламентации, владелец процесса планирует работы по выполнению процесса в соответствии с настоящим регламентом.

 

10.2.        Обеспечение ресурсами работы по регламентации

Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации должен обеспечивать необходимыми ресурсами процесс по созданию регламента бизнес-процесса, в рамках выделяемого бюджета.

Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации отвечает за обеспечение и поддержание в актуальном состоянии:

  • Структуры процессов компании;
  • Плана работ по регламентации процессов;
  • Шаблона протокола согласования моделей процесса;
  • Шаблон протокола согласования регламента процесса;
  • Нотации по моделям процессов;
  • Шаблона регламента бизнес-процесса;
  • Базы знаний по процессам компании.

10.3.        Контроль выполнения работ по регламентации

Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации осуществляет контроль над ходом выполнения процесса. Он запрашивает и консолидирует информацию о ходе процесса. Эта информация используется для анализа возможностей по повышению качества процесса. Также, консолидированная информация передается руководителю департамента развития бизнеса в виде отчета о ходе работ по регламентации процессов Группы.

При осуществлении контроля над ходом процесса, руководитель направления внедрения процессов и стандартизации взаимодействует с дизайнером процесса, который отвечает за ход выполнения каждого из подпроцессов:

  • Сформировать рабочую группу;
  • Собрать информацию о процессе;
  • Провести моделирование;
  • Обсудить модель процесса;
  • Подготовить регламент.

Дизайнер процесса, в рамках своей ответственности, обязан сообщать владельцу процесса о нарушениях, выявленных при выполнении своих функций исполнителями сразу, по мере обнаружения нарушений.

Под нарушениями процесса подразумевается нарушение ограничений выполнения функции исполнителями (включая временные ограничения), а также отклонения хода процесса от регламентированной последовательности выполнения функций и процессов.

Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации обязан принять или добиваться принятия мер для устранения нарушения при выполнении процесса, вплоть до применения к нарушителям дисциплинарных взысканий, предусмотренные статьей 192 ТК РФ.

Дизайнер процесса, по запросу от руководителя направления внедрения процессов и стандартизации, обязан сообщать информацию о ходе процесса по регламентации.

10.4.        Улучшение выполнения работ по регламентации

Любой сотрудник компании может вносить предложения по улучшению процесса создания регламента. Руководитель направления внедрения процессов и стандартизации консолидирует предложения по улучшению процесса и разрабатывает мероприятия для внедрения улучшений, которые выносит на утверждение Генеральному директору.

11.   Приложения

Приложение 1. Нотация к моделям.

Объекты и связи между ними

Описание

Функция в процессе.

Событие, возникающее при выполнении функции.

Роль исполнителя функции.

Документ или информация в процессе.

Процесс, связанный с описываемым процессом, по которому может быть отдельная детализирующая модель. Номер возле объекта, обозначает нумерацию процесса для удобства ориентирования в диаграммах, когда моделируется несколько связанных процессов.

Логический оператор ИЛИ. Оператор предназначен для отражения ветвления процесса.

Логический оператор Исключающая ИЛИ. Оператор предназначен для отражения ветвления процесса.

Связь входящего и исходящего документа/информации с функцией. Пример: Информация Модель процесса служит входом для функции Подготовить проект регламента. Функция Подготовить проект регламента имеет на выходе документ Регламент процесса.

Связь последовательно выполняемых функций. Пример: Функция Подготовить проект регламента предшествует выполнению функции Проверить проект регламента.

Пример ветвления процесса. Связь Предшествует показана на моделях толстой и тонкой линией. Толстая линия – нормальный ход процесса. Тонкая линия – отклонения от нормального хода процесса.